Rechazo de Costos y Gastos pagados en Efectivo a partir del 2014

¿Cómo será el rechazo de costos y gastos pagados en efectivo a partir del 2014?

Por: actualicese.com

Publicado: 16 de mayo de 2011

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Infografía (haz click en la imagen para ampliar)

De acuerdo con lo indicado en el nuevo artículo 771-5 del Estatuto Tributario, que fue adicionado a dicho Estatuto mediante el artículo 26 de la Ley 1430 de Diciembre 29 de 2010, a partir del año 2014 en adelante empezaría el rechazo fiscal de una parte de los costos y gastos que hayan sido cubiertos en efectivo (es decir, con billetes o monedas) y que sean llevados a las declaraciones de IVA o las declaraciones de Renta o de ingresos y patrimonio.

La norma aprobada establece lo siguiente:

“ARTÍCULO 771-5. MEDIOS DE PAGO PARA EFECTOS DE LA ACEPTACIÓN DE COSTOS, DEDUCCIONES, PASIVOS E IMPUESTOS DESCONTABLES. <Artículo adicionado por el artículo 26 de la Ley 1430 de 2010 > Para efectos de su reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos que efectúen los contribuyentes o responsables deberán realizarse mediante alguno de los siguientes medios de pago: Depósitos en cuentas bancarias, giros o transferencias bancarias, cheques girados al primer beneficiario, tarjetas de crédito, tarjetas débito u otro tipo de tarjetas o bonos que sirvan como medios de pago en la forma y condiciones que autorice el Gobierno Nacional.

Lo dispuesto en el presente artículo no impide el reconocimiento fiscal de los pagos en especie ni la utilización de los demás modos de extinción de las obligaciones distintos al pago, previstos en el artículo 1625 del Código Civil y demás normas concordantes.

Así mismo, lo dispuesto en el presente artículo solo tiene efectos fiscales y se entiende sin perjuicio de la validez del efectivo como medio de pago legítimo y con poder liberatorio ilimitado, de conformidad con el artículo 8o de la Ley 31 de 1992.

PARÁGRAFO. Podrán tener reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos en efectivo que efectúen los contribuyentes o responsables, independientemente del número de pagos que se realicen durante el año, así:

– En el primer año, el menor entre el ochenta y cinco por ciento (85%) de lo pagado o cien mil (100.000) UVT, o el cincuenta por ciento (50%) de los costos y deducciones totales.

– En el segundo año, el menor entre el setenta por ciento (70%) de lo pagado u ochenta mil (80.000) UVT, o el cuarenta y cinco por ciento (45%) de los costos y deducciones totales.

– En el tercer año, el menor entre el cincuenta y cinco por ciento (55%) de lo pagado o sesenta mil (60.000) UVT, o el cuarenta por ciento (40%) de los costos y deducciones totales.

-A partir del cuarto año, el menor entre cuarenta por ciento (40%) de lo pagado o cuarenta mil (40.000) UVT, o el treinta y cinco por ciento (35%) de los costos y deducciones totales.

Esta gradualidad prevista en el presente artículo empieza su aplicación a partir del año gravable 2014.”

El propósito de la medida

Como puede verse, la norma del artículo 771-5 busca que las contribuyentes de renta y de IVA no sigan cubriendo muchos de sus costos con el simple efectivo, y las obliga a que deberán usar más los canales financieros (cheques girados al primer beneficiario, tarjetas, transferencias, etc. ). Así mismo, la norma deja en claro que fiscalmente también se aceptarán las daciones en pago (literalmente “pagos en especie” ) como medio para cubrir las obligaciones con terceros.

En general la medida no afecta a las empresas o personas naturales ya organizadas pues ellas sí usan los cheques, o tarjetas, o transferencias para hacer sus pagos. Pero las no organizadas, las que reciben sus ventas en efectivo y luego pagan con ese mismo efectivo (para así no dejar rastro ni de sus ventas ni de sus gastos), esas sí van a tener que organizarse y van a tener que abrir cuentas bancarias en las cuales depositar primero sus recursos para luego girarlos. O al menos, tendrán que conseguir tarjetas de crédito para hacer sus pagos y luego pagarle a los bancos emisores de dichas tarjetas.

Entre esas empresas no organizadas figuran también las empresas fachadas de los narcotraficantes y otras personas dedicadas a actividades ilícitas, las cuales es sabido desde hace tiempo que mueven mucho dinero en efectivo y lo gastan en efectivo para así blanquear sus recursos (Nota: recuérdese que la UIAF (Unidad de Investigación y Análisis financiero) hace tiempo que exige a muchos sectores de la economí nacional, como casas de Cambio, Notarios, comercializadores de Vehículos, etc., que le reporten como operaciones sospechosas aquellas en que se use mucho dinero en efectivo).

Pero el problema será también para los que reciben esos pagos en cheque o tarjetas, pues si son personas o entidades reportadas en datacrédito, o son personas o entidades que por problemas jurídicos y financieros les han embargado sus cuentas bancarias y no las pueden usar, entonces no podrían recibir esos pagos con cheques o tarjetas pues no tendrían cuentas en las cuales consignar esos recursos (Nota: algunas de ellas recurren a usar “las cuentas bancaras de la esposa” o “la de los socios” y así terminan poniendo en problemas a esas otras personas pues por el volumen de consignaciones, sin importar qué origen tengan, quedarían inocentemente obligados a declarar renta o hasta a pasarse quizás al régimen común si desarrollan actividades gravadas con IVA ; ver artículos 499 y 594-3 del Estatuto Tributario)

Adicional a lo anterior, la medida también servirá para rastrear mejor a los beneficiarios que reciben esos pagos muchos de los cuales, cuando reciben esos pagos en simple dinero en efectivo, ocultan más fácilmente esos ingresos (pues ni siquiera los consignan, o los usan para comprar bienes poniéndolos a nombre de otras personas, etc., etc.) y con eso logran evadir los impuestos que les corresponden (ejemplo tener que declarar renta, o tener que pasarse al régimen común, etc., etc.).

(Nota: cuando las empresas cada año entregan información exógena tributaria a la DIAN, allí la DIAN obtiene información sobre a cuáles entidades o personas se les hicieron pagos superiores a $500.000, sin importar el medio utilizado para el pago, y con ello la DIAN les puede rastrear los ingresos a muchas empresas y personas. Pero el problema es que solo las grandes empresas y personas naturales le entregan esa información a la DIAN; ver por ejemplo el el artículo 1 y 4 de la Resolución DIAN 8660 de Agosto de 2010 y la Resolución 8662 de Agosto de 2010)

Así mismo, si el girador de los pagos y el aceptante de los pagos tienen que tener cuentas bancarias, entonces el gobierno incrementará más su recaudo del impuesto por Gravamen a los movimientos Financieros (mejor conocido como 4 x mil) cuando cada uno tenga que sacar sus dineros de esos bancos (nota: la tarifa del 4 x mil se reducirá a 2 x mil entre el 2014 y 2015, y luego se reducirá a 1 x mil entre los años 2016 y 2017 y desaparecerá totalmente a partir del 2018; ver artículo 872 del Estatuto Tributario modificado con el artículo 3 de la Ley 1430 de 2010)

De igual forma, y como lo dice el Artículo 115 del Estatuto Tributario (modificado con el artículo 45 de la Ley 1430), a partir del 2013 será deducible en la declaración de renta el 50% de lo que se pague por impuesto del Gravamen a los movimientos Financieros (nota: en su concepto 25808 de Abril de 2011 la DIAN ya aclaró que entre 2011 y 2012 se seguirá deduciendo el 25% del pago de dicho impuesto).

Cómo aplicar la norma

En relación al momento a partir del cual se empezarán a rechazar fiscalmente los costos y gastos cubiertos con el simple dinero en efectivo, es necesario entender que el espíritu de la norma no es establecer un rechazo total de los costos y gastos en efectivo entre 2011 y 2013 (como algunos entienden), para luego empezar a rechazarlos gradualmente desde el 2014 en adelante y con los porcentajes que indica el parágrafo de la norma. Eso no sería lógico.

Más bien, la norma quiere que entre 2011 y 2013 los contribuyentes se vayan alistando para el cambio que se empezará a producir desde el 2014 en adelante (si es que no se producen antes otras reformas tributarias que cambien o anulen esta norma).

Como quien dice, los contribuyentes tienen 3 años (entre 2011 y 2013) para ir abriendo sus cuentas bancarias, o ir solicitando sus tarjetas, e ir organizando sus procedimientos internos para pagos. Y ya cuando llegue el año 2014 se empezarán a rechazar gradualmente una parte de los costos, gradualidad que irá en aumento en los años 2014, 2015, 2016 y 2017. Y con la gradualidad que se aplique en el año 2017, con esa se continuará de allí en adelante para todos los siguientes años.

Ejemplo práctico

Para establecer un ejemplo de lo que implicará la aplicación de esta norma a partir del año 2014, supóngase lo siguiente: en todos los años, entre 2014 y 2017, una empresa presenta la misma situación de tener los siguientes datos:

• Los costos y gastos causados en el año fueron $90.000.000. Aquí habría que entender que solo tomamos en cuenta los costos y gastos que sí sean aceptables fiscalmente en una declaración de renta o de IVA (o sea que quedan por fuera los costos y gastos no aceptables fiscalmente; esto lo tendrá que aclarar la DIAN). Adicionalmente, también habría que tomar en cuenta no solo las compras de inventarios (que cuando se venden terminan formando un costo) sino también las compras de activos fijos o de acciones, pues cuando se venden entonces su costo se lleva también a las declaraciones de renta como un costo que se enfrentará al precio de venta. Así mismo, es claro que en este dato no se tomarán los costos y gastos que no tienen un beneficiario externo (como por ejemplo el Gasto depreciación, o el Gasto provisiones, etc. etc) pues esos costos y gastos nunca son posteriormente pagados a alguien. Por último, si se trata de personas naturales o sucesiones ilíquidas no obligadas a llevar contabilidad, recordemos que ellas no causan sus costos y gastos y por tanto en este punto tomarán en cuenta los costos, gastos pagados en el año y que pretendan tomarse como deducibles en renta o que hayan incluido en las declaraciones de IVA (ver artículos 58 y 104 del Estatuto Tributario), pero sí tomarían en cuenta las compras de inventarios o de activos fijos a pesar de que no los hayan pagado en el año.

• Los pagos totales realizados en la empresa durante el año para cubrir costos y gastos (sumando los pagos en efectivo +los pagos en especie + los pagos con canales financieros) son de $110.000.000. Obviamente, en cualquiera de esos años se pueden estar pagando costos y gastos que habían quedado causados en años anteriores, y por eso este segundo dato es mayor al primero. Pero eso no importa pues necesitamos los datos del “total de pagos del año”

• De esos pagos totales del año, un valor de $50.000.000 son cubiertos con el simple efectivo (Nota: téngase especial cuidado cuando se hacen compras de bienes raíces, pues muchos acostumbran decir en las escrituras públicas que el valor del inmueble fue “pagado en efectivo”, y esos son valores muy grandes…; como quien dice, será mejor que las compras de bienes raíces también se hagan con cheques para que esas operaciones no insidan en los cálculos que se muestran más abajo).

Con esos datos, debemos calcular cuanta parte de esos $50.000.000 de costos cubiertos en efectivo van a ser rechazados fiscalmente. Eso sería:

(Nota: Par poder hacer tus propias simulaciones con estos cálculos, puedes utilizar nuestra herramienta en Excel: “simulador del efecto del rechazo de costos y gastos pagados en efectivo a partir del 2014”)

Sí se seguirá usando la causación, pero se castigarían los años en que se efectúen los pagos

En relación con este rechazo para una parte de los costos y gastos cubiertos en efectivo, es importante destacar algo muy particular y es que en el caso de los contribuyentes obligados a llevar contabilidad los costos y gastos sí se podrán seguir manejando por causación, pero la DIAN va a castigar es las declaraciones de Renta de los años en que se hayan hecho los pagos (y si hubo declaraciones de IVA, entonces también castigaría las declaraciones de IVA que pertenezcan a ese mismo año de la renta que será castigada).

Por consiguiente, y con el ejemplo que dimos anteriormente, si en el año 2014 se pagaron costos y gastos que habían sido causados en el año 2013, entonces no pasará nada con la declaración del año 2013 pues los costos sí se podían (y se debían) incluir en esa declaración de renta del 2013 por el sistema de causación (eso , insistimos, no cambia).

Pero como la DIAN va rechazar un monto de $5.000.000, entonces el año que se castigará será el año 2014 (año en que se hicieron los pagos) y castigaría al mismo tiempo alguna o varias de las declaraciones de IVA del mismo año 2014 (en esto último la norma no hace claridad en cuanto a qué criterio seguirá la DIAN para saber a cuál de las 6 declaraciones de IVA le rechazaría el costo y su consiguiente IVA descontable si lo tenía).

Es por eso que se puede decir que no importa en qué años futuros se termine cancelando un costo o gasto, las declaraciones que terminarían siendo castigadas son las declaraciones donde se realicen los pagos. Pero eso nos lleva a otra complejidad más pues la norma también habla de que “se rechazarían los pasivos” ¿Cómo entender eso?

Para ilustrarlo, supóngase que en el 2013 se causan entonces unos costos y gastos por 10.000.000. Pero si en el 2014, con el ejemplo que dimos antes, la DIAN va a rechazar 5.000.000, entonces la DIAN tendría que entrar a mirar si esos costos por 5.000.000 que decide rechazar habían sido costos y gastos causados en el 2013 y entonces también rechazaría el pasivo en la declaración del 2013 (si es que esa declaración aun está abierta a la DIAN en razón a que no le hayan pasado los dos años de firmeza). No puede rechazar pasivos del mismo año 2014 pues recordemos que los 5.000.000 que está rechazando son costos y gastos ya pagados durante el 2014 y por tanto al cierre del 2014 ya no está el pasivo.

Lo que podemos esperar en relación con esta norma.

Visto todo lo anterior, es de esperarse que antes de que llegue el año 2014 la DIAN termine dando muchas doctrinas para aclarar los vacíos que se pueden seguir formando al interpretar esta nueva y compleja norma fiscal.

Además, sabiendo que de aquí al 2014 se pueden presentar muchas reformas tributarias (incluso se prevé presentar una reforma estructural ahora mismo en este año de 2011), entonces también es posible esperar que los congresistas puedan terminar ajustando aun más esta norma